NĂNG LỰC CHUYÊN MÔN / DỊCH VỤ CHÍNH
Công ty chúng tôi tự hào sở hữu đội ngũ chuyên gia, kỹ thuật viên giàu kinh nghiệm cùng hệ thống quy trình chuẩn hóa, hiện đại, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về chỉnh lý và số hoá tài liệu cho các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Năng lực chuyên môn của công ty được thể hiện qua các dịch vụ chính sau:
1. Chỉnh lý hồ sơ tài liệu
Chỉnh lý hồ sơ là bước quan trọng để tạo ra một hệ thống dữ liệu khoa học, có cấu trúc và dễ tra cứu. Chúng tôi thực hiện:
- Phân loại hồ sơ: Sắp xếp theo loại hình, thời gian, chủ đề, đảm bảo dễ tìm kiếm và quản lý.
- Đánh giá giá trị hồ sơ: Xác định hồ sơ còn giá trị pháp lý, hồ sơ lưu trữ dài hạn và hồ sơ có thể tiêu hủy theo quy định.
- Sắp xếp khoa học: Bố trí hồ sơ theo chuẩn lưu trữ quốc gia hoặc theo yêu cầu riêng của khách hàng.
- Ghi nhãn và mã hóa: Mỗi hồ sơ, tài liệu được đánh dấu, gắn mã, số hiệu rõ ràng, đảm bảo truy xuất nhanh và chính xác.
- Tư vấn lưu trữ: Đề xuất cách lưu trữ tối ưu, tiết kiệm diện tích, dễ bảo quản và an toàn.
Lợi ích: Hồ sơ được chỉnh lý giúp giảm thời gian tìm kiếm, hạn chế thất lạc, nâng cao hiệu quả quản lý và tuân thủ các quy định pháp luật.
2. Số hoá tài liệu
Số hoá tài liệu là quá trình chuyển đổi hồ sơ giấy sang dữ liệu điện tử, phục vụ cho quản lý, tra cứu và chia sẻ nhanh chóng. Chúng tôi triển khai:
- Quét và chuyển đổi hồ sơ giấy sang định dạng số: PDF, TIFF, DOCX…
- Xử lý dữ liệu và chất lượng hình ảnh: Loại bỏ mờ, xóa nền, căn chỉnh hình ảnh, đảm bảo dữ liệu rõ ràng và chính xác.
- Đặt tên và đánh chỉ mục tự động: Mỗi tệp số hóa được gắn thông tin metadata để dễ tra cứu và tích hợp vào hệ thống quản lý.
- Lưu trữ điện tử tập trung: Hồ sơ số được tổ chức theo hệ thống quản lý tập trung (DMS), dễ dàng phân quyền truy cập, sao lưu và bảo mật.
- Chuẩn hoá dữ liệu cho chuyển đổi số: Tài liệu số được tích hợp vào các hệ thống ERP, CRM, phần mềm quản lý công việc…
Lợi ích: Số hoá tài liệu giúp tra cứu nhanh, tiết kiệm không gian lưu trữ, tăng khả năng khai thác dữ liệu và phục vụ chuyển đổi số hiệu quả.
3. Quản lý và bảo mật tài liệu
Công ty không chỉ chú trọng đến chỉnh lý và số hoá mà còn đảm bảo quản lý dữ liệu an toàn và bảo mật tuyệt đối:
- Phân quyền truy cập dữ liệu: Đảm bảo chỉ những người được phép mới truy cập thông tin.
- Sao lưu dữ liệu định kỳ: Hạn chế rủi ro mất mát dữ liệu.
- Tuân thủ pháp luật và chuẩn bảo mật: Bao gồm quy định lưu trữ hồ sơ, bảo vệ dữ liệu cá nhân và thông tin nhạy cảm.
- Hỗ trợ tra cứu, xuất dữ liệu: Dễ dàng tìm kiếm, trích xuất hồ sơ theo yêu cầu quản lý hoặc kiểm tra, thanh tra.
4. Dịch vụ tư vấn và giải pháp toàn diện
Chúng tôi cung cấp giải pháp toàn diện từ A–Z trong quản lý hồ sơ:
- Tư vấn quy trình chỉnh lý và số hoá: Xây dựng phương án phù hợp với đặc thù hồ sơ của khách hàng.
- Thiết kế hệ thống lưu trữ và quản lý: Lựa chọn giải pháp vật lý và điện tử tối ưu, tích hợp DMS hoặc các phần mềm quản lý nội bộ.
- Đào tạo nhân sự: Hướng dẫn quy trình quản lý hồ sơ, vận hành hệ thống số hoá, tra cứu và khai thác dữ liệu.
Lợi ích: Giúp tổ chức đạt hiệu quả tối đa trong quản lý hồ sơ, giảm chi phí vận hành, tăng năng suất và đảm bảo tính chuyên nghiệp trong mọi khâu.
5. Điểm mạnh và năng lực cạnh tranh
- Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm: Am hiểu các quy định pháp luật về lưu trữ và chuẩn hoá hồ sơ.
- Hệ thống máy móc và công nghệ hiện đại: Đảm bảo số hoá nhanh, chất lượng cao, chính xác.
- Quy trình chuẩn hóa, khoa học: Mỗi dự án được triển khai theo quy trình chuyên nghiệp, rõ ràng, dễ kiểm soát.
- Cam kết chất lượng và tiến độ: Đảm bảo hoàn thành đúng thời gian, hồ sơ đạt chuẩn chất lượng, bảo mật tuyệt đối.
THÀNH TỰU & KINH NGHIỆM
Công ty chúng tôi, với đội ngũ nhân sự có nhiều năm hoạt động chuyên sâu trong lĩnh vực chỉnh lý và số hoá tài liệu, đã triển khai thành công nhiều dự án cho các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp trên khắp cả nước. Chúng tôi tự hào về năng lực thực tiễn, hiệu quả triển khai và uy tín được khẳng định qua từng dự án.
1. Kinh nghiệm triển khai dự án chỉnh lý và số hoá
Chúng tôi đã thực hiện hàng trăm dự án với quy mô và yêu cầu khác nhau, từ lưu trữ hồ sơ cơ quan Đảng đến các cơ quan Nhà nước, tài liệu hành chính, tài liệu chuyên môn, hồ sơ pháp lý và dự án lưu trữ số hóa diện rộng. Một số kinh nghiệm tiêu biểu bao gồm:
- Dự án chỉnh lý và số hoá hồ sơ cơ quan Đảng:
- Quy mô: Hơn 10.000 hồ sơ tài liệu tên gọi, tài liệu văn thư, hành chính và hồ sơ chuyên môn của Tỉnh uỷ, các ban đảng trực thuộc Tỉnh uỷ, Đảng bộ thị xã, Đảng uỷ các xã, phường.
- Hình thức: Chỉnh lý phân loại lập hồ sơ chuẩn mực, số hoá thành dữ liệu điện tử, lưu trữ tập trung trên hệ thống quản lý dữ liệu (DMS).
- Kết quả: Giảm >50% diện tích lưu trữ vật lý, tăng tốc độ tra cứu hồ sơ từ hàng giờ xuống còn vài phút.
- Dự án chỉnh lý và số hoá hồ sơ cơ quan nhà nước:
- Quy mô: Hơn 200.000 hồ sơ các loại.
- Phạm vi: Tỉnh/thành phố, các sở, ban ngành, các huyện và các xã, phường.
- Kết quả: Tất cả hồ sơ được phân loại khoa học, số hoá đầy đủ, tra cứu nhanh chóng, tuân thủ 100% các quy định pháp luật về lưu trữ hồ sơ.
2. Thành tựu nổi bật
Chúng tôi đã đạt được nhiều kết quả và thành tựu quan trọng, minh chứng năng lực và uy tín trong lĩnh vực:
- Chất lượng triển khai dự án:
- 100% hồ sơ chỉnh lý và số hoá đạt chuẩn, đầy đủ thông tin, đúng tiến độ.
- Khách hàng đánh giá cao về tính chính xác, bảo mật và khả năng khai thác dữ liệu.
- Khách hàng và đối tác lớn:
- Hợp tác với các cơ quan Đảng và cơ quan nhà nước, các sở ban ngành, các xã, phường trong nhiều lĩnh vực như tài chính, y tế, giáo dục, thuế, hành chính, đất đai, thi hành án,…
- Các đối tác: Tiêu biểu tại mục 7.
- Ứng dụng công nghệ hiện đại:
- Sử dụng máy quét tốc độ cao, phần mềm OCR, DMS và công cụ quản lý dữ liệu điện tử tiên tiến.
- Tối ưu hóa quy trình số hoá, nâng cao năng suất và chất lượng.
- Ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc chỉnh lý, giúp công tác biên mục và nhập liệu hồ sơ diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.
3. Năng lực triển khai dự án quy mô lớn
Chúng tôi sở hữu năng lực triển khai các dự án lớn, đảm bảo:
- Quy mô đa dạng: Từ vài nghìn hồ sơ đến hàng trăm nghìn hồ sơ.
- Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp: Bao gồm chuyên gia lưu trữ, kỹ thuật viên số hoá, nhân viên QC, lập chỉ mục dữ liệu.
- Quy trình chuẩn hóa và kiểm soát chất lượng:
- Kiểm tra đầu vào: phân loại, đánh giá giá trị hồ sơ.
- Kiểm tra trong quá trình: quét, số hoá, đánh chỉ mục.
- Kiểm tra đầu ra: đối chiếu dữ liệu gốc và dữ liệu số, đảm bảo độ chính xác ≥ 99,9%.
- Cam kết tiến độ: Hoàn thành dự án đúng hạn, đảm bảo không gián đoạn hoạt động của khách hàng.
4. Giá trị mang lại cho khách hàng
Thông qua các dự án, công ty đã giúp khách hàng:
- Tăng hiệu quả quản lý hồ sơ: Tra cứu nhanh, dữ liệu chuẩn hóa, dễ khai thác.
- Giảm chi phí và diện tích lưu trữ: Giảm đến 50–70% chi phí lưu trữ vật lý.
- Đáp ứng yêu cầu pháp lý và bảo mật: Hồ sơ tuân thủ các quy định về lưu trữ, an toàn và bảo mật thông tin.
- Hỗ trợ chuyển đổi số: Dữ liệu điện tử sẵn sàng tích hợp vào các hệ thống quản lý hiện đại, phục vụ quản lý và ra quyết định nhanh chóng.
Tóm lại, với đội ngũ nhân sự có nhiều năm kinh nghiệm triển khai thành công các dự án chỉnh lý và số hoá tài liệu, công ty chúng tôi đã xây dựng được năng lực chuyên môn, phương pháp triển khai chuẩn hóa và hệ thống quản lý hiệu quả, trở thành đối tác đáng tin cậy của nhiều cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.
