Kính gửi Quý khách hàng, Quý đối tác!

Trong bối cảnh quản lý thông tin và hồ sơ ngày càng trở thành yếu tố quan trọng, việc tổ chức, lưu trữ và khai thác dữ liệu một cách khoa học, hiệu quả không chỉ giúp các tổ chức vận hành thông suốt mà còn nâng cao uy tín và năng lực cạnh tranh.

Mặc dù là một doanh nghiệp non trẻ, song công ty chúng tôi lại quy tụ đội ngũ nhân sự dày dạn kinh nghiệm trong lĩnh vực chỉnh lý và số hoá tài liệu, tự hào mang đến các giải pháp toàn diện, đáp ứng yêu cầu quản lý hồ sơ hiện đại, chuẩn hóa và bảo mật.

Hồ sơ năng lực này được xây dựng nhằm giới thiệu một cách đầy đủ về kinh nghiệm, năng lực chuyên môn và phương pháp triển khai dịch vụ của công ty, đồng thời giúp Quý khách hàng, Quý đối tác có cái nhìn tổng thể về giá trị mà chúng tôi đem lại.

Ngay sau đây, chúng tôi xin trình bày chi tiết vai trò và ý nghĩa của Chỉnh lý – Số hoá tài liệu trong hoạt động quản lý và vận hành dữ liệu của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

1. Chỉnh lý tài liệu

Chỉnh lý tài liệu là quá trình tổ chức, sắp xếp, phân loại và quản lý hồ sơ theo các quy chuẩn lưu trữ, nhằm đảm bảo dữ liệu được hệ thống hóa khoa học và dễ dàng truy xuất. Vai trò của chỉnh lý tài liệu trong doanh nghiệp và cơ quan là vô cùng quan trọng:

• Hệ thống hóa thông tin: Chỉnh lý giúp phân loại hồ sơ theo chủ đề, thời gian, loại hình, tạo sự thống nhất trong quản lý.
• Dễ tra cứu, khai thác: Các hồ sơ sau khi chỉnh lý được đánh dấu, phân nhóm rõ ràng, giúp nhân sự và các đơn vị liên quan nhanh chóng tìm kiếm, phục vụ công việc và ra quyết định.
• Bảo đảm tuân thủ pháp lý: Hồ sơ được sắp xếp theo đúng quy định của pháp luật, đáp ứng yêu cầu kiểm tra, thanh tra, thẩm định.
• Tối ưu không gian lưu trữ: Chỉnh lý giúp loại bỏ hồ sơ trùng lặp, không còn giá trị sử dụng, giảm diện tích lưu trữ vật lý, tiết kiệm chi phí.
• Giảm rủi ro thất lạc, hư hỏng: Hồ sơ được kiểm soát, bảo quản khoa học, kéo dài tuổi thọ và giảm nguy cơ mất mát thông tin quan trọng.

Chỉnh lý tài liệu không chỉ là công việc lưu trữ thông thường mà còn là nền tảng để quản lý dữ liệu hiệu quả, phục vụ cho các hoạt động quản trị, kiểm soát và ra quyết định trong tổ chức.

2. Số hoá tài liệu

Số hoá tài liệu là quá trình chuyển đổi hồ sơ giấy sang dữ liệu điện tử, giúp lưu trữ, quản lý và khai thác thông tin một cách hiện đại, nhanh chóng và bảo mật. Vai trò của số hoá tài liệu gồm:

• Tiếp cận nhanh chóng: Dữ liệu điện tử cho phép tra cứu mọi lúc, mọi nơi, rút ngắn thời gian tìm kiếm so với hồ sơ giấy truyền thống.
• Quản lý tập trung và chuẩn hoá: Tất cả hồ sơ được lưu trữ trong hệ thống số, dễ dàng đồng bộ, phân quyền truy cập, theo dõi và kiểm soát.
• Hỗ trợ chuyển đổi số: Dữ liệu số là cơ sở để triển khai các dịch vụ công trực tuyến, tích hợp hệ thống quản lý thông minh và khai thác dữ liệu đa chiều.
• Bảo mật và an toàn thông tin: Dữ liệu điện tử có thể sao lưu, mã hóa và bảo vệ chống truy cập trái phép, giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc hư hỏng.
• Tiết kiệm chi phí và không gian: Hồ sơ giấy được giảm tối đa, tiết kiệm diện tích lưu trữ, đồng thời giảm chi phí vận hành, nhân sự và vật liệu.

Số hoá tài liệu không chỉ đơn thuần là lưu trữ điện tử mà còn là bước nền tảng quan trọng trong chuyển đổi số và quản trị hiện đại, giúp tổ chức nâng cao hiệu quả, minh bạch và khả năng khai thác thông tin tối đa.

3. Giá trị tổng thể của Chỉnh lý & Số hoá

Khi kết hợp chỉnh lý và số hoá, hồ sơ của tổ chức trở nên khoa học, dễ quản lý, sẵn sàng khai thác, đáp ứng yêu cầu quản trị, pháp lý và dịch vụ công. Cụ thể:

• Tăng tính chuyên nghiệp và uy tín của đơn vị trước đối tác, khách hàng và cơ quan quản lý.
• Giúp ra quyết định nhanh chóng dựa trên dữ liệu chính xác và đầy đủ.
• Đóng góp trực tiếp vào quy trình chuyển đổi số, hướng tới môi trường làm việc hiện đại, hiệu quả và minh bạch.

Với kinh nghiệm triển khai cho nhiều cơ quan, tổ chức, công ty chúng tôi tự hào mang lại giải pháp chỉnh lý và số hoá tài liệu toàn diện, đảm bảo hồ sơ luôn chính xác, bảo mật, dễ tra cứu và sẵn sàng cho mọi nhu cầu quản trị, kiểm tra và khai thác thông tin. 

4. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY

• Tên công ty: Công ty TNHH Chuyển đổi số Đặng Gia
• Tên viết tắt: Chuyển đổi số Đặng Gia
• Ngày thành lập: 12/11/2025
• Mã số doanh nghiệp: 420 204 2779
• Lĩnh vực hoạt động: Dịch vụ Chỉnh lý hồ sơ, số hoá tài liệu, xử lý dữ liệu, tư vấn quản lý hồ sơ – tài liệu và các dịch vụ công nghệ thông tin khác.
• Quy mô: 08 nhân sự chủ chốt, 29 nhân viên và trên 30 đội triển khai giao khoán.
• Đại diện pháp luật: (bà) Đặng Mỹ Kim – Giám đốc

5. TẦM NHÌN – SỨ MỆNH – GIÁ TRỊ CỐT LÕI

Tầm nhìn

Trở thành đơn vị hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực chỉnh lý, số hoá tài liệu và quản trị dữ liệu, góp phần xây dựng nền tảng lưu trữ hiện đại – an toàn – thông minh cho các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp trên toàn quốc.

Sứ mệnh

Cung cấp các giải pháp lưu trữ và số hoá tài liệu theo chuẩn mực quốc gia, đảm bảo dữ liệu được tổ chức một cách khoa học, chính xác, dễ tra cứu và sẵn sàng phục vụ cho công tác quản lý, điều hành và ra quyết định.
Chúng tôi cam kết đồng hành cùng khách hàng trong quá trình chuyển đổi số, tối ưu quy trình, nâng cao hiệu quả và giá trị của tài liệu.

Giá trị cốt lõi

Uy tín – Chuyên nghiệp – Bảo mật – Chính xác – Nhanh chóng

• Uy tín: Cam kết thực hiện đúng tiêu chuẩn, đúng tiến độ và bảo đảm chất lượng trong mọi dự án.
• Chuyên nghiệp: Quy trình làm việc rõ ràng, đội ngũ nhân sự được đào tạo bài bản, sử dụng công nghệ và phương pháp hiện đại.
• Bảo mật: Dữ liệu khách hàng được kiểm soát nghiêm ngặt theo các quy định pháp luật và chuẩn bảo mật quốc tế.
• Chính xác: Từng tài liệu được xử lý cẩn thận, đảm bảo tính đúng đắn, đầy đủ và nhất quán.
• Nhanh chóng: Tối ưu nguồn lực và công nghệ để hoàn thành khối lượng lớn tài liệu trong thời gian ngắn, không làm gián đoạn hoạt động của đơn vị.

6. NĂNG LỰC CHUYÊN MÔN / DỊCH VỤ CHÍNH

Công ty chúng tôi tự hào sở hữu đội ngũ chuyên gia, kỹ thuật viên giàu kinh nghiệm cùng hệ thống quy trình chuẩn hóa, hiện đại, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về chỉnh lý và số hoá tài liệu cho các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Năng lực chuyên môn của công ty được thể hiện qua các dịch vụ chính sau:

a. Chỉnh lý hồ sơ tài liệu

Chỉnh lý hồ sơ là bước quan trọng để tạo ra một hệ thống dữ liệu khoa học, có cấu trúc và dễ tra cứu. Chúng tôi thực hiện:

• Phân loại hồ sơ: Sắp xếp theo loại hình, thời gian, chủ đề, đảm bảo dễ tìm kiếm và quản lý.
• Đánh giá giá trị hồ sơ: Xác định hồ sơ còn giá trị pháp lý, hồ sơ lưu trữ dài hạn và hồ sơ có thể tiêu hủy theo quy định.
• Sắp xếp khoa học: Bố trí hồ sơ theo chuẩn lưu trữ quốc gia hoặc theo yêu cầu riêng của khách hàng.
• Ghi nhãn và mã hóa: Mỗi hồ sơ, tài liệu được đánh dấu, gắn mã, số hiệu rõ ràng, đảm bảo truy xuất nhanh và chính xác.
• Tư vấn lưu trữ: Đề xuất cách lưu trữ tối ưu, tiết kiệm diện tích, dễ bảo quản và an toàn.

Lợi ích: Hồ sơ được chỉnh lý giúp giảm thời gian tìm kiếm, hạn chế thất lạc, nâng cao hiệu quả quản lý và tuân thủ các quy định pháp luật.

b. Số hoá tài liệu

Số hoá tài liệu là quá trình chuyển đổi hồ sơ giấy sang dữ liệu điện tử, phục vụ cho quản lý, tra cứu và chia sẻ nhanh chóng. Chúng tôi triển khai:

• Quét và chuyển đổi hồ sơ giấy sang định dạng số: PDF, TIFF, DOCX…
• Xử lý dữ liệu và chất lượng hình ảnh: Loại bỏ mờ, xóa nền, căn chỉnh hình ảnh, đảm bảo dữ liệu rõ ràng và chính xác.
• Đặt tên và đánh chỉ mục tự động: Mỗi tệp số hóa được gắn thông tin metadata để dễ tra cứu và tích hợp vào hệ thống quản lý.
• Lưu trữ điện tử tập trung: Hồ sơ số được tổ chức theo hệ thống quản lý tập trung (DMS), dễ dàng phân quyền truy cập, sao lưu và bảo mật.
• Chuẩn hoá dữ liệu cho chuyển đổi số: Tài liệu số được tích hợp vào các hệ thống ERP, CRM, phần mềm quản lý công việc…

Lợi ích: Số hoá tài liệu giúp tra cứu nhanh, tiết kiệm không gian lưu trữ, tăng khả năng khai thác dữ liệu và phục vụ chuyển đổi số hiệu quả.

c. Quản lý và bảo mật tài liệu

Công ty không chỉ chú trọng đến chỉnh lý và số hoá mà còn đảm bảo quản lý dữ liệu an toàn và bảo mật tuyệt đối:

• Phân quyền truy cập dữ liệu: Đảm bảo chỉ những người được phép mới truy cập thông tin.
• Sao lưu dữ liệu định kỳ: Hạn chế rủi ro mất mát dữ liệu.
• Tuân thủ pháp luật và chuẩn bảo mật: Bao gồm quy định lưu trữ hồ sơ, bảo vệ dữ liệu cá nhân và thông tin nhạy cảm.
• Hỗ trợ tra cứu, xuất dữ liệu: Dễ dàng tìm kiếm, trích xuất hồ sơ theo yêu cầu quản lý hoặc kiểm tra, thanh tra.

d. Dịch vụ tư vấn và giải pháp toàn diện

Chúng tôi cung cấp giải pháp toàn diện từ A–Z trong quản lý hồ sơ:

• Tư vấn quy trình chỉnh lý và số hoá: Xây dựng phương án phù hợp với đặc thù hồ sơ của khách hàng.
• Thiết kế hệ thống lưu trữ và quản lý: Lựa chọn giải pháp vật lý và điện tử tối ưu, tích hợp DMS hoặc các phần mềm quản lý nội bộ.
• Đào tạo nhân sự: Hướng dẫn quy trình quản lý hồ sơ, vận hành hệ thống số hoá, tra cứu và khai thác dữ liệu.

Lợi ích: Giúp tổ chức đạt hiệu quả tối đa trong quản lý hồ sơ, giảm chi phí vận hành, tăng năng suất và đảm bảo tính chuyên nghiệp trong mọi khâu.

e. Điểm mạnh và năng lực cạnh tranh

• Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm: Am hiểu các quy định pháp luật về lưu trữ và chuẩn hoá hồ sơ.
• Hệ thống máy móc và công nghệ hiện đại: Đảm bảo số hoá nhanh, chất lượng cao, chính xác.
• Quy trình chuẩn hóa, khoa học: Mỗi dự án được triển khai theo quy trình chuyên nghiệp, rõ ràng, dễ kiểm soát.
• Cam kết chất lượng và tiến độ: Đảm bảo hoàn thành đúng thời gian, hồ sơ đạt chuẩn chất lượng, bảo mật tuyệt đối.